Die wichtigsten Unterlagen
Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in einem Unternehmen, in dem Sie Zeuge von unrechtem Handeln werden. Vielleicht werden Gesetze verletzt, oder es kommt zu Komplikationen ethischer Natur. Sie wollen etwas tun, aber Sie haben Angst, benachteiligt zu werden oder gar Ihren Job zu verlieren. Das kann ein belastendes Gefühl sein und zugleich dem Unternehmen schaden. Hierfür hat der Gesetzgeber eine Lösung: das Hinweisgebersystem.
Das Hinweisgebersystem ist ein wichtiger Bestandteil eines umfassenden Compliance-Managements, wodurch nicht nur die Integrität des Unternehmens geschützt, sondern auch die Arbeitsatmosphäre für alle verbessert werden kann. Es ermöglicht Mitarbeitern und anderen beteiligten Parteien, Verstöße gegen Gesetze, Vorschriften oder ethische Grundsätze vertraulich zu melden, ohne Repressalien befürchten zu müssen. Dadurch können Unternehmen Risiken frühzeitig erkennen und eliminieren.
Warum ist das wichtig? Weil es Unternehmen hilft, Risiken frühzeitig zu erkennen und zu beseitigen. Doch die Einführung eines Hinweisgebersystems ist nicht ohne Fallstricke. Es erfordert sorgfältige Planung und Durchführung, und es gibt eine Reihe von Dokumenten, die unerlässlich sind, um die Funktionsweise des Systems sowie die Rechte und Pflichten von Hinweisgebern und Unternehmen zu regeln.
In diesem Blogpost möchten wir Ihnen daher die wichtigsten Unterlagen für eine erfolgreiche Einrichtung eines Hinweisgebersystems - einer Whistleblower Meldestelle - vorstellen.
1. Umfassende Verfahrensordnung
Die Verfahrensordnung ist das zentrale Dokument eines Hinweisgebersystems. Sie regelt den gesamten Aufbau des Systems, einschließlich der folgenden Punkte:
Welche Arten von Meldungen werden entgegengenommen?
An wen können Meldungen gesendet werden?
Wie werden Meldungen bearbeitet?
Wie wird der Schutz des Hinweisgeber gewährleistet?
2. Transparente Datenschutzinformation
Die Datenschutzinformation ist eine Information für Betroffene sowie Hinweisgeber, in der detailliert die Datenverarbeitungsprozesse im Rahmen des Hinweisgebersystems dargelegt sind. Sie muss u.a. die folgenden Punkte enthalten:
Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?
An wen werden die Daten weitergegeben?
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Die Datenschutzinformation sollte in einer leicht verständlichen Sprache verfasst sein. Sie sollte zudem die Betroffenenrechte der Hinweisgeber auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung erläutern.
3. Durchdachtes Berechtigungskonzept
Das Berechtigungskonzept regelt, wer Zugriff auf die Daten der Hinweisgeber und weiterer in einer Meldung ggf. enthaltener Personen hat. Es sollte die folgenden Punkte umfassen:
Welche Rollen gibt es im Hinweisgebersystem?
Welche Berechtigungen haben die einzelnen Rollen?
Wie werden die Zugriffsberechtigungen vergeben und verwaltet?
Das Berechtigungskonzept sollte so ausgestaltet sein, dass der Datenschutz der Hinweisgeber gewährleistet ist.
4. Informationsanschreiben an Mitarbeiter
Vergessen Sie das Anschreiben an die Mitarbeiter nicht. Dieses dient dazu, die Mitarbeiter über das Hinweisgebersystem zu informieren. Er sollte die folgenden Punkte enthalten:
Woher erhalten Mitarbeiter Informationen über das Hinweisgebersystem?
Wie können Mitarbeiter eine Meldung erstatten?
Welche Ansprechpartner stehen für Fragen zur Verfügung?
Der Text sollte in einer leicht verständlichen Sprache verfasst sein und die Mitarbeiter ermutigen, das Hinweisgebersystem zu nutzen.
5. Hinweise auf der Webseite
Auf der Webseite informieren Sie u.a. über folgende Punkte:
Wo finden Hinweisgeber Informationen über das Hinweisgebersystem?
Wie können Besucher der Webseite eine Meldung erstatten?
Die Informationen auf der Webseite dienen dazu, die Hinweisgeber zu ermutigen, das Hinweisgebersystem zu nutzen.
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