Großartig, wenn Unternehmen sich bereits mit dem Thema Hinweisgebersystem befassen und gar schon einen Hinweisgeberkanal eingerichtet haben. Beliebtes Modell ist hierbei immer noch die Auslagerung an einen „externen“ Ombudsmann, z. B. in Form einer Rechtsanwaltskanzlei. Diese kann nicht nur unabhängig den Hinweisgeberkanal betreuen, sondern bietet auch eine rechtliche Ersteinschätzung der eingehenden Meldungen und nimmt den Unternehmen damit den Großteil der Arbeit bereits ab.
So weit so gut – aber auf welche vertragliche Grundlage kommt es hierbei eigentlich an und welche Details sollten Unternehmen in der Angebotsphase außerdem beachten?
Allen voran natürlich der Kostenfaktor: Wichtig ist hier vor allem, dass der Vertrag eine ausführliche und präzise Leistungsbeschreibung enthält und möglichst transparent gestaltet ist. Die meisten Kostenmodelle werden sich an der Anzahl der Mitarbeiter ausrichten. Dabei sollte zudem darauf geachtet werden, ob im Vertrag eine Pauschale für die gesamte Betreuung enthalten ist, oder ob Pauschalen für die Implementierung und dann im weiteren laufenden Vertragsverhältnis für konkret anfallende „Einsätze“ zusätzlich z. B. nach Stundenaufwand vereinbart werden.
Wie sieht es außerdem mit den Vertragslaufzeiten und den Kündigungsmöglichkeiten (für beide Parteien) aus?
Abschließend ist natürlich toll, wenn der Ombudsmann Referenzen für die Tätigkeit seinem Angebot beifügt und somit nicht nur Kompetenzen, sondern auch Erfahrungsschatz belegt.
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